Es un software, o lo que es lo mismo un programa
informático, que sirve para realizar cálculos numéricos o matemáticos. Es
una hoja de cálculo para el registro de números, datos y texto. Si bien
sus utilidades y funciones son muy amplias, ya que con Excel puedes realizar
desde una simple suma, hasta resolver integrales, pasando por crear gráficos,
ordenar y agregar información no numérica, resolver programas matemáticos y un
largo etc. Excel no es el único programa que realiza las funciones de hoja de
cálculo, existen otros como Numbers, Calc de Open Office, hoja de cálculo de Works o Gnumeric.
¿Cómo empezar?
Cuando abres el programa aparece un libro de Excel y dentro de cada libro hay
una o varias hojas de cálculo, estas son las pestañas situadas abajo a la
izquierda.
Esta es la imagen de una hoja de cálculo de un libro de Excel: Como ves la hoja
esta dividida en filas y columnas separadas por líneas de división, (hay más de
un millón de filas y más de 16.000 columnas), formando rectángulos o celdas,
que se denominan por la letra de la columna y por el número de la fila. Por
ejemplo el primer rectángulo o celda, (arriba a la izquierda), se denomina A1.
Si vas haciendo clic con el cursor, ves que se van resaltando las celdas y es
en estas donde vas a ir introduciendo datos sucesivamente tras desplazarte de
celda en celda pulsando Intro. Para añadir formulas, como las que explico en el
apartado siguiente, hay varias opciones, una de ellas pulsar en el menú de
arriba en Insertar, y luego en Función,se abre un cuadro de
dialogo en el que te indica los pasos necesarios para realizar el cálculo
deseado.
Primero elige la función a realizar, luego las celdas que contienen los datos y
finalmente da a aceptar, nos devuelve la operación solicitada, vemos las
funciones básicas y un ejemplo en el siguiente artículo.
Glosario:
Definición de términos más comunes en Excel.
A continuación vas a conocer los términos más comunes usados en Excel.
Estos términos no es necesario que los aprendas de memoria, a medida que vayas
usando Excel te irás familiarizando con ellos y finalmente los asimilarás casi
sin darte cuenta.
Autocompletar: Rellenar automáticamente una serie de datos que forman
una secuencia, por ejemplo los días de la semana, meses o números.
Argumento: Dentro de una función cada una de las partes que la forman.
Barra de formulas: En la parte superior de una ventana de Excel, es un
espacio rectangular alargado en donde van a aparecer los valores y las formulas
introducidas en la celda en la que este situado el cursor.
Combinar celdas: Permite la agrupación de varias celdas en una sola.
Celdas: Es la intersección de una fila y una columna de Excel, de forma
rectangular y en la que se introducen los datos.
Cuadro de nombres: Espacio donde aparece la referencia de la celda o si
le damos un nombre a la celda aparecerá este.
Libro de Excel: Archivo de Excel que contiene una o varias hojas de
cálculo.
Entrada de datos: Escribir información numérica, formulas o texto en una
celda que se mostrara y usará en la hoja.
Funciones: Cada una de las operaciones que se pueden realizar en un
libro de Excel que pueden ser: numéricas, orden, lógicas, etc.
Gráficos: Representación visual de los datos numéricos, existen multitud
de opciones entre otras: circular, columnas y lineal.
Hoja de Cálculo: Documento dentro de un libro de Excel en el que se
pueden realizar cálculos con números, datos y texto, aparece en pestañas debajo
de la ventana principal.
Localización de celda: Referencia de la celda formada por la letra de la
columna seguido por el numero de la fila.
Operador matemático: Cada una de los símbolos matemáticos que realizamos
por ejemplo en la suma: +.
Ordenar: Reorganizar los datos de un rango de celdas.
Rango: Conjunto que forman una serie de celdas.
Rótulos de columnas: Área superior donde se inicia la hoja de cálculo
que nos indica la letra de las columnas que la dividen.
Rótulos de filas: Área lateral donde se inicia la hoja de cálculo que
nos indica el numero de las filas que la dividen.
Nota: Como ves la hoja esta dividida en filas y columnas separadas
por líneas de división, (hay más de un millón de filas y más de 16.000
columnas), formando rectángulos o celdas, que se denominan por la letra
de la columna y por el número de la fila. Por ejemplo el primer rectángulo o
celda, (arriba a la izquierda), se denomina A1.
FUNCIONES
BÁSICAS
• Suma: Con esta
función lo que calculamos es la suma de todos los números de un conjunto de
datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:
=SUMA(celda(s):celda(s)).
• Resta: Análogamente
a la suma, pero con el signo - en vez del signo:. Y será:
=RESTA(celda(s)-celda(s)).
• Producto: Multiplica
todos los números obteniendo el producto de dichos números. Aparecerá:
=PRODUCTO(celda(s);celda(s)).
• Dividir: De forma
similar al producto. La formula aparecerá =DIVIDIR((celda(s)/celda(s)).
• Porcentaje, %: Excel
nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo la cantidad
entre el total. La expresión de esta función es = PRODUCTO(%; celda(s)).
• Máximo y Mínimo: Con
esta función Excel nos va a indicar el valor máximo y mínimo de un conjunto de
valores. Así:=MAX(rango) y=MIN(rango).
• Promedio: Devuelve
la media aritmética de una serie de valores. Con la expresión: =PROMEDIO(rango).
Breve Ejemplo:
Supongamos que tienes los
siguientes datos:
En la celda A1: 3 y en la
celda A2:2.
Estas situado en la celda A3,
quieres realizar la suma de estos números, para ello vas a:
Insertar, Función, elige Suma
y pulsa o escribe en el primer rectángulo A1 y en el segundo A2 damos a
aceptar, obtenemos 5.
Procede de igual forma para
realizar el cálculo del resto de funciones explicadas y así habrás realizado
tus primeros pasos en Excel.
Pregunta:
¿Cómo
hacer una autosuma?
Muchas
veces no necesitas elaborar grandes calculo simplemente quieres sumar series de
números de forma rápida y evitar errores, para ello usa la Autosuma
Respuesta:
En la
parte superior de la hoja de Excel, más concretamente en la barra de
herramientas en Excel 2003 y en la cinta de opciones de Excel 2007 y 2010,
tienes un icono con el símbolo del sumatorio, tal y como ves en
la imagen.
Si
quieres calcular la suma de una columna, por ejemplo: imagina que
en A1 tienes el valor 50, en A2 25 y en A3 25, te sitúas en la celda siguiente,
A4, y pulsas dos veces en el símbolo Autosuma, veras seleccionada la
serie que quieres que se sume y automáticamente te aparece el valor 100 en la
casilla en la que estés situado.
De forma
análoga si lo que quieres sumar son datos en fila.
Tip: Si quieres que haya un espacio
entre los valores introducidos y el resultado de la autosuma, selecciona en la
serie a sumar una celda más, A4.
